Làm việc từ xa: Ưu nhược điểm và các mô hình làm việc phổ biến

Làm việc từ xa: Ưu nhược điểm và các mô hình làm việc phổ biến

Đại dịch COVID-19 diễn ra khiến cho nhiều doanh nghiệp phải thích ứng với môi trường, thay đổi hình thức làm việc. Thay vì đến công ty, nhân viên được phép làm việc từ xa. Doanh nghiệp sử dụng các công cụ hỗ trợ nhằm giúp nhân viên tối ưu hiệu suất, cũng như quản lý nhân viên tốt hơn.

Tuy nhiên, theo nhiều dự báo, làm việc từ xa không chỉ là một giải pháp tạm thời mà sẽ là xu hướng mà các công ty trong và ngoài nước phải quen dần. Vậy đâu là mô hình làm việc phù hợp? Các doanh nghiệp nên sử dụng những công cụ nào?

Làm việc từ xa là gì?

Làm việc từ xa chính là việc người lao động sử dụng các thiết bị công nghệ liên lạc, giao tiếp hiện đại để làm việc ở bất cứ đâu để thực hiện công việc. Do thực hiện công việc thông qua internet nên bạn có thể ngồi tại nhà, quán cà phê hoặc bất cứ chỗ nào mà vẫn hoàn thành được công việc được giao. Tương tự, doanh nghiệp sẽ kiểm soát và quản lý nhân viên thông qua các phần mềm, hệ thống làm việc từ xa.

Xu hướng làm việc từ xa tại Việt Nam

Làm việc tại gia đang trở thành một xu hướng tất yếu trên thế giới hiện nay. PwC (công ty kiểm toán và tư vấn hàng đầu thế giới) đã có đánh giá về mô hình làm việc từ xa tại Việt Nam trong bối cảnh đại dịch COVID-19 đang diễn ra.

Trong báo do PwC công bố năm 2021 cho thấy, 82% người tham gia khảo sát cho rằng làm việc từ xa sẽ trở thành xu hướng phổ biến trong tương lai, kể cả sau đại dịch COVID-19. PwC Việt Nam đã chứng minh rằng có đến 80% doanh nghiệp tin rằng việc áp dụng hình thức làm việc từ xa là xu hướng tất yếu đối với thị trường lao động hiện tại và tương lai.

19% người tham gia mong muốn làm việc từ xa hoàn toàn, 22% đồng ý làm việc từ xa 1 ngày hoặc ít hơn mỗi tuần và 33% mong đợi một mô hình kết hợp giữa làm việc tại văn phòng và tại nhà (hybrid). Để làm chủ được mô hình làm việc từ xa kết hợp, doanh nghiệp đặt ra 3 nguyên tắc làm việc từ xa, bao gồm:

Thay đổi hành vi và phong cách quản lý: Đề cao hiệu quả công việc, trao quyền cho nhân viên, áp dụng tư duy AGILE,…
Phương pháp quản lý tăng hiệu suất: Quản trị theo mục tiêu, thiết lập các chính sách và quy trình làm việc, sử dụng nhiều kênh giao tiếp khác nhau,…
Thiết lập mối quan hệ vững chắc với nhân viên: Phát triển các phương pháp làm việc tại gia hiệu quả, quan tâm đến nhân viên, tổ chức các hoạt động gắn kết nhân viên, tạo sự đoàn kết,…

Ưu và nhược điểm của làm việc từ xa

Ưu điểm làm việc từ xa

Làm việc từ xa đem lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích như:

Giảm thiểu thời gian và chi phí di chuyển giữa nhà và văn phòng.
Thời gian và không gian làm việc linh hoạt.
Tăng độ tập trung với công việc.
Giải tỏa căng thẳng.
Cân bằng cuộc sống.
Tiết kiệm chi phí thuê văn phòng.
Gia tăng cơ hội làm việc với nhân viên ở các khu vực khác nhau.

Chi tiết về từng lợi ích, hãy cùng Hosha tìm hiểu dưới đây.

Giảm thiểu thời gian và chi phí di chuyển

Khi làm việc tại nhà, bạn có thể tiết kiệm được một lượng thời gian dành cho việc di chuyển. Ngoài ra, bạn cũng giảm được một lượng chi phí cho xăng xe hay các phương tiện công cộng, dịch vụ di chuyển. Khi làm việc tại gia, bạn không phải đối mặt với các loại khói bụi, tắc đường hay tiếng ồn từ còi xe. Từ đó, giảm thiểu được căng thẳng mỗi khi đi làm.

Thời gian và không gian làm việc linh hoạt

Khi làm việc tại nhà, bạn có thể lựa chọn không gian, trang phục hay phương pháp làm việc phù hợp và thoải mái nhất với mình. Nhân viên sẽ dễ dàng thực hiện công việc hiệu quả hơn so với việc áp dụng một phong cách làm việc do chính doanh nghiệp đưa ra.

Tăng độ tập trung với công việc

Làm việc tại nhà sẽ giúp bạn giảm bớt sự mất tập trung do tiếng ồn từ máy tính, đồng nghiệp, thậm chí hạn chế thời gian nói chuyện riêng với những người xung quanh.

Giải tỏa căng thẳng

Làm việc tại nhà sẽ tạo điều kiện cho nhân viên dễ dàng kiểm soát căng thẳng hơn. Bạn có thể tạo ra những khoảng thời gian ngắn vài phút trong thời gian làm việc để vận động, nghỉ ngơi mỗi khi làm việc để giảm bớt sự mệt mỏi.

Cân bằng cuộc sống

Làm việc từ xa sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian dành cho cuộc sống hơn, vừa làm việc vừa dành được thời gian nghỉ ngơi.

Tiết kiệm chi phí thuê văn phòng

Khi làm việc từ xa, lượng thời gian nhân viên dành tại văn phòng sẽ ít hơn. Do đó mà chi phí thuê mặt bằng được giảm thiếu đáng kể. Thậm chí nếu biết áp dụng phương án làm việc từ xa linh hoạt, công ty có thể giảm được tới 30% chi phí mặt bằng so với làm việc tại văn phòng.

Gia tăng cơ hội làm việc với các nhân viên ở các khu vực khác nhau

Với phương pháp làm việc từ xa, doanh nghiệp có thể thuê các nhân viên đến từ nhiều vùng miền, khu vực khác nhau, thậm chí là các quốc gia khác nhau. Điều này giúp doanh nghiệp tạo lợi thế cạnh tranh, tìm hiểu được thị trường mới và năng suất tăng cao. Các nhân viên ở văn phòng sở tại có thể học hỏi thêm về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm từ những nhân viên quốc tế.

Nhược điểm làm việc từ xa

Làm việc từ xa ngoài mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, chúng ta cũng cần phải nhìn nhận lại những nhược điểm mà mô hình này đem lại. Điển hiền nhu làm việc từ xa đòi hỏi nhân viên phải có tính kỷ luật và tính tự giác cao hay việc giao tiếp và trao đổi giữa các đồng nghiệp trở nên kém hiệu quả,…

Cùng tìm hiểu kĩ hơn một số nhược điểm mà các doanh nghiệp cần cân nhắc trước khi ứng dụng chúng vào doanh nghiệp như dưới đây.

Yêu cầu tính kỷ luật và tự giác cao

Do làm việc trong môi trường thoải mái và không bị quản lý quá nhiều như tại công ty, nhiều nhân viên gặp vấn đề với việc tự giác thực hiện cũng như hoàn thành công việc. Ví dụ, bạn rất dễ dành quá nhiều thời gian cho việc nghỉ ngơi, kéo dài thời gian ngủ trưa, hay bị ảnh hưởng bởi những công việc nhà. Như vậy, bạn sẽ làm công việc bị trì trệ, trì hoãn các dự án và khó hoàn thành chúng một cách hiệu quả.

Giao tiếp và trao đổi kém hiệu quả

Giao tiếp và trao đổi thông qua mạng internet thường sẽ không hiệu quả bằng việc trao đổi trực tiếp. Nhân viên sẽ mất thời gian chờ đợi tin nhắn, thậm chí phải đặt lịch để họp trao đổi mất khá nhiều thời gian.

Yêu cầu tự giải quyết vấn đề

Khi làm tại văn phòng, bạn sẽ có nhiều thời gian và cơ hội để gặp gỡ, trao đổi nhanh với đồng nghiệp, cấp trên. Tuy nhiên, khi làm tại nhà, bạn sẽ chủ yếu phải tự giải quyết vấn đề khó khăn trong công việc và phát triển bản thân do không có nhiều thời gian trao đổi với đồng nghiệp.

Giảm tương tác với đồng nghiệp

Phương pháp giao tiếp chủ yếu khi làm việc tại gia là thông qua internet. Điều này sẽ hạn chế mức độ tương tác với nhân viên, đồng nghiệp.

Doanh nghiệp gặp khó khăn trong quản lý nhân viên

Thay vì quản lý trực tiếp, doanh nghiệp chỉ có thể quản lý nhân viên thông qua email, báo cáo và các cuộc họp online. Doanh nghiệp rất khó kiểm soát được người lao động bởi điều này còn phụ thuộc vào sự trung thực của nhân viên. Do đó, các công ty cần xây dựng một quy trình và áp dụng các công cụ làm việc từ xa để quản lý nguồn nhân lực hiệu quả hơn.

Lời Kết

Làm việc từ xa không chỉ là giải pháp tạm thời cho mọi doanh nghiệp trong đại dịch COVID-19 mà hứa hẹn sẽ trở thành một phong cách làm việc lâu dài đối với nhiều công ty. Mong rằng với bài viết trên, Hosha đã cung cấp cho bạn các thông tin bổ ích về mô hình làm việc từ xa, cũng như các phần mềm hiệu quả cho làm việc từ xa mà các nhà quản lý nên sử dụng.