Hệ thống bán hàng: Nghệ thuật xây dựng và quản lý hiệu quả

Việc có một hệ thống bán hàng tối ưu và hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp gia tăng được doanh thu và phát triển bền vững hơn. Tuy nhiên, để có thể xây dựng hệ thống bán hàng phù hợp nhất với doanh nghiệp không phải là một điều dễ dàng. Nó đòi hỏi sự am hiểu không chỉ về công ty, sản phẩm mà còn cả khách hàng. Ngoài ra, nhà lãnh đạo phải biết cách quản lý hệ thống bán hàng bằng cách sử dụng các công cụ, phần mềm công nghệ. Từ đó, mới giúp việc kinh doanh trở nên hiệu quả hơn.

Hiểu được những khó khăn của doanh nghiệp khi xây dựng và quản lý hệ thống bán hàng, Hosha sẽ gợi ý cho bạn một vài phương pháp tối ưu và hiệu quả ngay trong bài viết dưới đây.

Hệ thống bán hàng là gì? Vai trò của hệ thống bán hàng

Hệ thống bán hàng là hệ thống các hoạt động liên quan đến việc bán các sản phẩm hay dịch vụ đến người tiêu dùng, bao gồm việc các điểm bán tiếp nhận sản phẩm, tạo các hoạt động thúc đẩy bán hàng cho đến việc bán sản phẩm, dịch vụ đến tay khách hàng, chăm sóc khách hàng sau khi mua sản phẩm.

Hệ thống bán hàng có một vai trò quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, bởi chúng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của công ty. Dưới đây là ba vai trò chính của nó.

• Tăng hiệu quả cho hoạt động bán hàng: các hoạt động bán hàng sẽ được tối ưu, đồng bộ hóa theo một hệ thống nhất định. Các thông tin sẽ được lưu chuyển nhanh hơn vè giúp cho các hoạt động bán hàng diễn ra thuận lợi.
• Quản lý hoạt động bán hàng: Hoạt động bán hàng sẽ được tuân theo một quy trình nhất định. Các thông tin từ trên xuống và từ dưới lên được truyền đi nhanh chóng, khiến nhân viên dễ nắm bắt các đầu mục công việc và các nhà quản lý có thể kiểm soát được hoạt động bán hàng dễ dàng hơn.
• Hỗ trợ xây dựng và thực hiện chiến lược bán hàng: Do quy trình chặt chẽ, thông tin nhanh chóng, doanh nghiệp có thể nắm bắt được sớm các vấn đề xảy ra, tìm được nguyên nhân của vấn đề và giải quyết chúng dễ hơn. Từ đó, xây dựng được các kế hoạch, chiến lược bán hàng phù hợp nhằm đạt được kết quả tốt nhất.

Cách thức xây dựng hệ thống bán hàng thành công

Doanh nghiệp luôn hiểu được vai trò của hệ thống bán hàng. Tuy nhiên, để xây dựng hệ thống bán hàng thành công, phù hợp với công ty là điều không hề dễ dàng. Do đó, SimERP sẽ gợi ý cho các doanh nghiệp để có thể xây dựng được một hệ thống tốt nhất.

Xây dựng cơ cấu tổ chức của hệ thống bán hàng

Cơ cấu tổ chức cần được xây dựng dựa trên sản phẩm, tính chất của doanh nghiệp và mục đích kinh doanh. Với các doanh nghiệp nhắm đến thị trường quốc tế sẽ có hệ thống bán hàng khác với các doanh nghiệp quan tâm đến thị trường nội địa. Ngoài ra, sản phẩm khác nhau sẽ có hệ thống bán hàng khác nhau. Ví dụ sản phẩm, dịch vụ vô hình như bảo hiểm, tư vấn tài chính có hệ thống bán hàng khác với các doanh nghiệp có sản phẩm hữu hình như hàng hóa như đồ gỗ, chăn ga gối đệm,… Do đó, doanh nghiệp cần phân tích kỹ các yếu tố, bao gồm: sản phẩm, tính chất doanh nghiệp và cả mục đích kinh doanh.

Bên cạnh đó, các doanh nghiệp có thể tham khảo cơ cấu tổ chức hệ thống bán hàng của các công ty trong ngành, có cùng quy mô với mình tại Việt Nam và nước ngoài. Từ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng được một hệ thống bán hàng có cơ cấu tổ chức phù hợp.

Xây dựng quy trình bán hàng

Để giúp cho việc bán hàng được thuận lợi, doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình bán hàng chung cho mình. Các quy trình này phải rõ ràng, dễ hiểu để nhân viên có thể nắm bắt. Tùy thuộc vào đặc điểm của doanh nghiệp, chiến lược của công ty, sản phẩm và khách hàng mục tiêu mà công ty có quy trình khác nhau. Quy trình bán hàng thông thường có 7 bước.

Tìm kiếm

Người bán hàng sẽ tìm kiếm và tiếp cận các khách hàng tiềm năng; xác định xem liệu họ có nhu cầu về sản phẩm của công ty hay không. Bạn có thể tìm các nguồn khách hàng từ danh sách công ty cung cấp, các mạng xã hội.

Chuẩn bị

Bước này bạn phải nghiên cứu sâu hơn về khách hàng tiềm năng, tìm cách tạo mối liên kết giữa sản phẩm của bạn và nhu cầu khách hàng để chuẩn bị cho việc tiếp cận khách.

Phương pháp tiếp cận

Có ba cách chủ yếu để tiếp cận khách hàng: tặng quà, ưu đãi cho khách, đặt câu hỏi để khơi gợi sự quan tâm về sản phẩm và cung cấp sản phẩm mẫu, miễn phí cho khách sử dụng.

Trình bày

Hãy chứng minh cho khách sản phẩm của bạn có chất lượng tuyệt vời. Nhưng nhớ rằng chỉ đừng nói, mà hãy lắng nghe để hiểu hơn về các nhu cầu, mong muốn của khách đối với sản phẩm.

Xử lý các ý kiến tiêu cực từ khách 

Sẽ nhiều lúc khách hàng phản bác các ý kiến của bạn về sản phẩm và cho rằng chất lượng chúng không tốt, hoặc kém hơn so với đối thủ. Tìm cách giải quyết khôn khéo và nhẹ nhàng cho họ thấy họ đã sai.

Kết thúc 

Đây là lúc khách hàng đồng ý mua sản phẩm của bạn. Tùy thuộc vào doanh nghiệp mà chúng ta có các cách kết thúc khác nhau. Ví dụ như cho khách lựa chọn các phương thức thanh toán, tặng khuyến mại cho khách, cảnh báo về sự thay đổi sản phẩm trong tương lai.. (thường là về giá hoặc nâng cấp sản phẩm)

Theo dõi

Sau khi chốt đơn, hãy giữ mối quan hệ tốt với khách hàng và theo dõi họ xem liệu họ có vấn đề gì về sản phẩm hay doanh nghiệp nữa không. Từ đó biến họ thành khách hàng thân thiết.

Phân bổ nguồn lực

Nguồn lực đóng vai trò quan trọng đối với bất cứ doanh nghiệp nào. Nếu muốn thiết kế hệ thống bán hàng hoàn chính, doanh nghiệp cần biết phân bổ sao cho phù hợp thì sẽ khó đạt được hiệu quả.

Thông qua các chỉ số đánh giá năng lực của nhân viên, và các nhận xét từ quản lý, công ty có thể biết thêm về các điểm mạnh điểm yếu của từng nhân viên. Từ đó, phân chia công việc sao cho phù hợp với năng lực từng người. Tránh người thì ôm đồm quá nhiều, người thì không làm gì. Hoặc người có năng lực kém lại đảm nhận các công việc có tính chuyên môn hay quyết định cao.

Đào tạo nhân viên

Nhiều doanh nghiệp bỏ qua hoặc coi nhẹ quy trình đào tạo. Tuy nhiên, nhân viên đóng vai trò quan trọng trong hệ thống bán hàng. Hãy đào tạo họ bởi họ chính là người tạo ra giá trị cho doanh nghiệp của bạn. Ngoài các kiến thức về chuyên môn, bạn phải hướng dẫn họ về các quy trình trong doanh nghiệp, phòng ban. Ngoài ra, nhân viên cũng cần phải có khả năng sử dụng thành thạo các công cụ công nghệ để tăng năng suất của mình, làm việc hiệu quả hơn.

Theo dõi và kiểm tra hệ thống bán hàng

Doanh nghiệp cần sử dụng một hệ thống để lưu trữ tài liệu và chia sẻ các quy trình bán hàng, ví dụ như máy chủ công ty, Word, Excel. Bạn nên thiết lập các cột mốc, đánh dấu các sự kiện quan trọng trong chu kỳ bán hàng. Hiện nay, trên thị trường xuất hiện một vài phần mềm quản lý bán hàng, ví dụ như SimCRM hoàn toàn có thể hỗ trợ bạn thực hiện những công việc này nhanh chóng. Ngoài ra, doanh nghiệp cần xây dựng một bản đồ để thấy được các chu trình công việc rõ hơn. Để từ đó kiểm tra xem liệu có vấn đề gì không và khắc phục các vấn đề. Từ đó mới xây dựng được một hệ thống bán hàng đỉnh cao.

Làm thế nào để quản lý hệ thống bán hàng hiệu quả?

Khi quản lý hệ thống bán hàng, doanh nghiệp cần quản lý bốn yếu tố chính sau: quản lý sản phẩm, kho hàng, nhân viên và quản lý khách hàng.

Quản lý sản phẩm 

Cần quản lý thông tin các sản phẩm được bổ sung vào cửa hàng và các sản phẩm bán được theo từng ngày. Mỗi loại sản phẩm sẽ có mã vạch khác nhau để doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm tra. Hiện nay trên thị trường có một vài phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý được hàng hóa. Phần mềm đó sẽ tự động cập nhập, xuất báo cáo và phân tích theo từng giai đoạn, giúp nhà quản lý theo dõi dễ dàng hơn.

Quản lý kho hàng 

Chủ yếu quản lý số lượng hàng hóa tồn, nhập, hỗ trợ sắp xếp hàng hóa trong kho, thủ tục xuất và nhập hàng hóa. Để tránh sai sót, gây ra rủi ro cho doanh nghiệp, công ty nên áp dụng các phần mềm quản lý kho hàng. Bởi các phần mềm này chính xác và luôn cho kết quả nhanh.

Quản lý nhân viên

Đây là bộ phận nhân sự làm việc trực tiếp với khách hàng. Sẽ có những phần mềm giúp bạn quản lý nhân viên hàng ngày và đánh giá năng lực nhân viên KPI. Các phần mềm ERP như SimERP sẽ giúp bạn theo dõi các đầu mục công việc của từng cá nhân, cùng KPI hàng tháng. Từ đó đánh giá được nhân viên có làm việc hiệu quả hay không.

Quản lý khách hàng

Khách hàng sẽ mang lại doanh thu cho bạn. Hãy theo dõi các khách hàng tiềm năng và biến họ trở thành khách hàng thực thụ mua sản phẩm của bạn. Sẽ thật khó cho bạn làm điều này nếu thiếu các hệ thống quản lý khách hàng tối ưu như CRM. Phần mềm sẽ giúp bạn cải thiện mối quan hệ với khách hàng thông qua các quy trình đã được hợp lý hóa.

Nếu ngân sách của doanh nghiệp không cho phép, bạn có thể sử dụng các phần mềm cơ bản như excel hay outlook để tự nhập các số liệu về khách hàng. Tuy nhiên điều đó sẽ khá mất thời gian và dễ gây ra sai sót trong quá trình nhập liệu, dẫn đến rủi ro cho công ty.

Lời kết

Với những gợi ý trên, chắc hẳn các doanh nghiệp đã lựa chọn được cho mình phương án xây dựng và thiết kế hệ thống bán hàng tối ưu nhất, cùng phần mềm quản lý hệ thống bán hàng phù hợp cho mình. Đối với những doanh nghiệp bán hàng online hoặc offline, trực tiếp theo các cửa hàng thì có thể sử dụng các phần mềm đơn giản, giá thành phải chăng để tiết kiệm chi phí.

Share this post?