Cách Rèn Luyện Kỹ Năng Làm Việc Nhóm Hiệu Quả
Kỹ năng làm việc nhóm là một phần quan trọng trong cuộc sống đã theo bạn kể từ lúc còn ngồi trên ghế nhà trường, cho đến khi đi làm nơi công sở. Tuy nhiên, với rất nhiều người, làm việc nhóm hiệu quả chưa bao giờ là điều dễ dàng.
Công thức làm việc nhóm hiệu quả còn tùy thuộc vào nhiều yếu tố, như tính cách cá nhân, hay văn hóa tổ chức, v.v.
Vậy thực chất kỹ năng làm việc nhóm là gì? Làm thế nào để cải thiện kỹ năng quan trọng này?
Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết này nhé!
Kỹ năng làm việc nhóm là gì?
Kỹ năng làm việc nhóm là những phẩm chất và khả năng cho phép bạn làm việc hiệu quả trong một nhóm nhiều người. Nó có thể bao gồm việc trao đổi, giao tiếp, chủ động lắng nghe một cách hiệu quả với người khác nhằm đạt được một mục tiêu chung.
Làm việc nhóm là một kỹ năng rất quan trọng đối với bất kỳ cá nhân và đội nhóm nào. Đây chính là một yếu tố then chốt làm nên sự khác biệt tạo nên những công ty và tổ chứng xuất chúng.
Vậy cụ thể kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả đem đến những tác động tích cực như thế nào?
Những lợi ích mà làm việc nhóm hiệu quả mang lại
Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng làm việc nhóm mang lại hiệu quả cao trong việc giải quyết vấn đề, tăng sự đổi mới, phát triển cá nhân và giảm thiểu áp lực công việc. Cụ thể ra sao, cùng đi sau hơn vào từng lợi ích nhé!
1. Giúp giải quyết vấn đề hiệu quả hơn
Bạn có thể nghe đâu đó một nhà khoa học được vinh danh với một sáng kiến thay đổi nhân loại. Và trong bài phát biểu nhận giải, nhà khoa học đó không ngớt lời cảm ơn đến những cộng sự của mình. Luôn có hình bóng của sự cống hiến, hợp tác mà ta gọi là “làm việc nhóm” phía sau những thành công ấy.
Một nghiên cứu đăng trên tạp trí Journal of Personality and Social Psychology chỉ ra rằng :”Những nhóm ba, bốn, hay năm người giải quyết các vấn đề phức tạp tốt hơn so với số lượng những cá nhân tương ứng.” Hiển nhiên, “nhiều bộ não thì bao giờ cũng tốt hơn một”. Điều này luôn đúng và mang lại hiệu quả khi giải quyết vấn đề.
Làm việc cùng nhau giúp chúng ta có được luồng ý kiến và thông tin khác nhau. Từ đó thảo luận, phân tích, và đánh giá chúng để tìm ra một phương án hữu hiệu nhất.
2. Tăng năng suất công việc
Như đã đề cập, việc mọi người cùng nhau xử lý thông tin và tìm cách giải quyết sẽ nhanh chóng đưa ra kết quả hơn khi làm việc độc lập. Trong đầu bạn có thể nảy ra một ý tưởng độc đáo, nhưng chưa chắc nó đã hiệu quả đối với vấn đề chung của cả nhóm.
Việc đưa ý kiến của mỗi cá nhân ra thảo luận trước một nhóm sẽ giúp chúng ta có được phương án khách quan nhất. Chính vì vậy, kỹ năng làm việc nhóm tiết kiệm thời gian và công sức cho mỗi cá nhân, đội nhóm, và tổ chức.
3. Khơi dậy tiềm năng sáng tạo và đổi mới
Chúng ta thường e sợ trước những quan điểm bất đồng và ai đó quá khác biệt với mình. Tuy nhiên, theo Havard Business Review (2), nghiên cứu đã khẳng định: “Sự đa dạng mở khoá cánh cửa đến với sự đổi mới”. Điều này khuyến khích chúng ta tận dụng sức mạnh của sự khác biệt.
Áp dụng điều này vào làm việc nhóm ra sao?
Thay vì nhìn nhận một vấn đề dưới quan điểm cá nhân, một nhóm người với thế giới quan, suy nghĩ, và kinh nghiệm khác nhau sẽ đem đến cái nhìn đa chiều. Chính vì vậy, làm việc nhóm giúp bạn có được nhiều ý tưởng đa dạng và mới mẻ.
Lắng nghe ý kiến khác nhau giúp mỗi cá nhân vượt qua định kiến, suy nghĩ đóng khung của cá nhân. Từ đó hướng tới một kết quả đối mới cho giải quyết vấn đề.
4. Thúc đẩy phát triển cá nhân
Với kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả, mỗi cá nhân đều cùng nhau đóng góp vào quá trình giải quyết vấn đề. Trong đó bao gồm việc tạo dựng và thúc đẩy tinh thần của mỗi thành viên. Việc tương tác với các thành viên trong nhóm thúc đẩy cá nhân cởi mở và tự do phát triển ý tưởng của riêng họ.
Trao đổi, chia sẻ thông tin và thảo luận nhóm cũng là cách để mọi người học hỏi lần nhau. Tiến sỹ Susan McDaniel – nhà tâm lý học tại Trung Tâm y tế Đại học Rochester nói rằng: “Làm việc nhóm có thể giúp bạn khám phá điều gì đó mới mẻ về bản thân và không chừng bạn sẽ nhận ra mình là một người biết lắng nghe.” (3)
5. Giảm áp lực công việc
Tình trạng kiệt sức nơi công sở diễn ra ngày càng phổ biến. Khảo sát từ Deloitte trả về một kết quả không mấy lạc quan: “77% trong số 1000 người tham gia khảo sát thừa nhận rằng họ đang trải qua tình trạng kiệt sức hay còn gọi là “burnout” trong công việc.”
Giảm tải công việc thông qua làm việc nhóm chính là một trong những phương án hiệu quả nhất cho vấn đề này.
Các thành viên trong nhóm có thể thấu hiểu và thông cảm với nhau dễ dàng hơn. Từ đó hỗ trợ và giúp đỡ lẫn nhau cùng giải quyết công việc.
6. Xây dựng sự kết nối
Kỹ năng làm việc nhóm không chỉ thúc đẩy tiến độ công việc mà còn giúp kết nối các thành viên trong nhóm.
Trong quá trình làm việc dưới cùng một đội, vì một mục tiêu chung, mỗi cá nhân có cơ hội gặp gỡ, tương tác, và phát triển cùng nhau. Từ những người chưa từng làm việc chung cũng có thể tạo dựng sự kết nối thông qua làm việc nhóm.
Như đã nhấn mạnh trong suốt bài biết, đây là kỹ năng vô cùng quan trọng đối với mọi nhân viên. Nhà tuyển dụng luôn có thiện cảm với những ứng viên có kỹ năng làm việc nhóm suất sắc.
Do đó, hãy làm nổi bật nó trong CV, cover letter của bạn hay trong chính buổi phỏng vấn.
Đối với người đã đi làm, việc chứng minh kỹ năng này có thể dễ dàng hơn vì môi trường làm việc chuyên nghiệp đòi hỏi làm việc nhóm thường xuyên. Nếu là sinh viên, có thể thể hiện nó qua các dự án trong câu lạc bộ, tình nguyện, nghiên cứu khoa học, v.v.
10 kỹ năng làm việc nhóm quan trọng nhất
Làm việc hiệu quả hơn với 10 kỹ năng làm việc nhóm sau đây:
1. Kỹ năng giao tiếp
Giao tiếp là một trong những kỹ năng quan trọng hàng đầu trong làm việc nhóm. Bạn cần lắng nghe để thực sự hiểu những gì người khác nói, đồng thời có khả năng truyền đạt ý tưởng của mình một cách rõ ràng.
Giao tiếp tồn tại ở nhiều dạng khác nhau, bao gồm nói chuyện trực tiếp, email, tin nhắn văn bản, điện thoại, hay thậm chí giao tiếp phi ngôn ngữ. Bất kể bạn đang sử dụng ngôn ngữ giao tiếp nào, hãy chú trọng đến việc trao đổi thông tin hiệu quả.
2. Kỹ năng giải quyết xung đột
Bất đồng quan điểm, thậm chí xung đột là rất phổ biến trong làm việc nhóm. Điều quan trọng là kiểm soát và không làm cho nó trở nên tồi tệ hơn.
Khi có những quan điểm trái chiều, hãy bình tĩnh cùng nhau phân tích để tìm ra điểm chung nhất. Luôn nhớ rằng ai cũng có quyền tự do đưa ra ý kiến, và được tôn trọng. Đặc biệt, không chỉ riêng trưởng nhóm mới cần có kỹ năng này. Thực tế, mỗi thành viên đều phải tham gia giải quyết xung đột.
3. Lắng nghe và thấu hiểu
Kỹ năng lắng nghe và thấu hiểu tưởng chừng như đơn giản, nhưng không phải ai cũng thực hiện một cách đúng đắn.
Việc lắng nghe thụ động xảy ra thường xuyên khi làm việc nhóm. Điều này dẫn đến tình trạng mọi người không hiểu ý nhau và không có sự phản hồi phù hợp.
Bạn sẽ cần rèn luyện kỹ năng làm việc nhóm quan trọng này để tránh xảy ra xung đột và tăng hiệu quả công việc chung của nhóm.
4. Kỹ năng giải quyết vấn đề
Mục đích cốt yếu của việc thành lập nhóm là để giải quyết một vấn đề nhất định. Đó là lý do tại sao giải quyết vấn đề là một kỹ năng quan trọng hàng đầu.
Kỹ năng giải quyết vấn đề giúp bạn tìm ra nguyên nhân của vấn đề và cách để giải quết vấn đề đó.
Rèn luyện kỹ năng này bằng cách áp dụng các bước sau khi giải quyết bất cứ vấn đề nào:
- Xác định vấn đề
- Tìm ra giải pháp
- Thực hiện giải pháp
- Đánh giá hiệu quả
5. Kỹ năng đưa ra quyết định
Trong quá trình làm việc nhóm, sẽ đến lúc nhóm của bạn cần phải đưa ra quyết định cuối cùng để giải quyết vấn đề. Để đưa ra được một quyết định đúng đắn, bạn nên làm các bước sau:
- Làm rõ quyết định mà bạn cần thực hiện
- Thu thập thông tin liên quan
- Xác định các lựa chọn khả thi
- Kiểm chứng các lựa chọn để đánh giá mức độ khả thi
- Chọn ra các lựa chọn tốt nhất
- Hành động thực tế theo sự lựa chọn của bạn
- Đánh giá kết quả
6. Kỹ năng thuyết phục và gây ảnh hưởng
Có thể thuyết phục ai đó không phải là năng khiếu bẩm sinh mà là một trong những kỹ năng làm việc nhóm mà bạn có thể rèn luyện.
Nếu là một trưởng nhóm, bạn đặc biệt cần có kỹ năng này. Nó giúp ban thuyết phục và truyền cảm hứng cho mọi người để họ tự do nêu ý kiến. Đây cũng là một kỹ năng lãnh đáng học tập.
7. Kỹ năng tổ chức và lên kế hoạch
Nhóm của bạn cần có một kế hoạch thảo luận và hành động hiệu quả. Nếu muốn giải quyết vấn đề, bạn không thể ngẫu nhiên tập hợp mọi người lại và để mỗi người nói về một thứ.
Cần có một kế hoạch chu toàn nơi mọi thành viên có thể dễ dàng hiểu được mục đích của nhóm, cập nhật thông tin, và thực thi nhiệm vụ của từng người.
8. Tôn trọng người khác
Nếu muốn người khác tôn trọng ý kiến của bạn, hãy tôn trọng ý kiến của họ trước.
Tôn trọng ở đây không có nghĩa là luôn luôn đồng tình với người khác. Bạn chỉ cần chân thành lắng nghe khi người khác nói, phản hồi mang tính xây dựng, và tán dương khi thấy ý kiến của ai đó xuất sắc.
Nói nhỏ với bạn, kỹ năng làm việc nhóm thứ 8 này có thể được luyện tập chỉ đơn giản bằng cách nhớ tên thành viên trong nhóm của bạn (nếu là lần đầu gặp mặt).
9. Có trách nhiệm
Sự hợp tác làm nên thành công của làm việc nhóm. Và khi ai đó đồng ý cùng bạn làm việc vì một mục tiêu chung, cho thấy họ thực sự tin tưởng bạn đó.
Vậy nên, hãy trở thành một cộng sự đáng tin cậy bằng cách hoàn thành các đầu việc của mình đúng hạn và hiệu quả.
10. Bao dung và tha thứ
Điều này nghe có vẻ lạc quẻ nhưng nếu không nhắc đến bao dung và tha thứ trong danh sách này thì thật là thiếu sót.
Nhóm của bạn có thể có những cá tính rất khác nhau. Ai đó có thể nêu một ý kiến trái chiều với bạn, thậm chí khiến bạn “phẫn nộ”.
Hãy bao dung với mọi sự khác biệt và nhìn vào mặt tích cực để tìm đến tiếng nói chung.
Leave a Reply