Các mô hình làm việc từ xa phổ biến hiện nay

Hiện nay trên thế giới có hai phương pháp làm việc từ xa phổ biến là làm việc từ xa hoàn toàn và làm việc từ xa không hoàn toàn. Vậy liệu có sự khác biệt gì giữa hai phương pháp này hay không? Và có bao nhiêu mô hình được nhiều người sử dụng hiện nay?

Làm việc từ xa hoàn toàn

Với mô hình này, doanh nghiệp sẽ không phải mất chi phí để thuê mặt bằng hay điện nước, internet,…. Toàn bộ nhân viên sẽ được phép làm việc tại bất cứ thời gian, địa điểm nào họ muốn miễn hoàn thành đủ các công việc và đạt được mục tiêu đề ra. Hiện nay có hai mô hình làm việc từ xa hoàn toàn, bao gồm:

Mô hình 1: Làm việc từ xa khác biệt về thời gian (Fully Remote – Asynchronous)

Mô hình này phù hợp với những công ty có nhiều nhân viên cư trú tại nhiều quốc gia, khu vực khác nhau. Người lao động có thể làm việc bất cứ mọi nơi và bất cứ thời gian nào mà họ muốn. Các đầu mục công việc được giao liên tục với những deadline có sẵn. Ví dụ, các cộng tác viên viết bài cho một doanh nghiệp có thể được làm từ xa. Họ cần đảm bảo số lượng bài viết một tháng và mức lương dựa trên số lượng bài viết đó.

Ưu điểm:

• Mô hình này tạo ra sự linh hoạt tuyệt đối với nhân viên vì họ có thể chủ động lựa chọn thời gian và địa điểm phù hợp với mình.
• Vì có nhiều nhân sự phân bố trên các khu vực nhau nên mô hình này cho phép doanh nghiệp có thể cung cấp các sản phẩm, dịch vụ 24/24. Hơn nữa, người sử dụng lao động được phép đưa ra mức lương phù hợp theo khu vực địa lý của nhân viên, từ đó giảm thiểu được chi phí thuê nhân sự.

Nhược điểm: 

• Do nhân viên đến từ các khu vực khác nhau, có thời gian làm việc không đồng nhất nên dẫn đến thiếu liên kết giữa các nhân sự.
• Người quản lý gặp khó khăn khi giải quyết các vấn đề từ cấp dưới bởi nhiều yếu tố khác nhau như về khoảng cách địa lý hay thời gian làm việc..

Mô hình 2: Làm việc từ xa đồng bộ (Fully Remote – Synchronous)

Trái ngược với mô hình trên, các nhân sự sẽ phải làm việc theo một múi giờ cụ thể và thường trong cùng một khu vực địa lý. Các nhân viên đều chịu một phần công việc lặp đi lặp lại và phải phối hợp với các nhân viên khác trong cùng một thời gian để giúp toàn bộ được hoàn thiện.

Ưu điểm:

• Tăng khả năng giao tiếp nội bộ, phối hợp và giải quyết vấn đề giữa các phòng ban, nhân viên khác nhau.
• Tăng tương tác giữa các nhân sự theo thời gian thực.

Nhược điểm:

• Việc hỗ trợ dịch vụ cho khách hàng chỉ theo khung thời gian làm việc.
• Khó thuê được các nhân sự nước ngoài do khác nhau về múi giờ.

Làm việc từ xa không hoàn toàn

Mô hình 3: Mô hình làm việc kết hợp (Hybrid)

Doanh nghiệp sẽ tổ chức cố định một số nhân viên làm việc tại văn phòng và nhân viên làm việc từ xa. Các nhân viên sẽ làm việc tại gia một vài ngày trong tuần, còn lại sẽ làm việc tại công ty.

Ưu điểm: 

• Có thể tuyển dụng các vị trí bên ngoài khu vực của doanh nghiệp.
• Giảm chi phí vận hành và thuê văn phòng do có một lượng nhân viên làm việc tại nhà. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải lập ngân sách cho các thiết bị, dụng cụ hỗ trợ dành cho nhân viên.

Nhược điểm:

• Khó liên kết các nhân viên làm từ xa và nhân viên làm tại công ty.
• Gặp khó khăn trong việc cân bằng công việc và cuộc sống.
• Yêu cầu nhân viên phải linh hoạt trong công việc.

Mô hình 4: Làm việc từ xa một phần (Partially Remote)

Nhân viên sẽ được phân công làm việc từ xa một số ngày cụ thể trong tuần theo sự sắp xếp của quản lý các cấp.

Ưu điểm:

• Việc làm một phần từ xa sẽ giúp nhân viên sắp xếp thời gian và thoải mái hơn khi đi làm. Bên cạnh đó, họ cũng dễ dàng thích ứng được với mô hình làm việc từ xa hoàn toàn.
• Giảm chi phí hoạt động liên quan đến thiết bị và duy trì văn phòng.

Nhược điểm: 

• Cần phân bổ ngân sách hợp lý cho các chi phí phát sinh khi không sử dụng văn phòng.

Mô hình 5: Mô hình đề cao làm việc từ xa (Remote – First Work)

Nhân viên chủ yếu làm việc tại nhà và chỉ số ít nhân viên phải làm việc thường xuyên tại văn phòng do tính chất công việc. Ví dụ, trong ngành sản xuất nguyên vật liệu, các nhân viên sử dụng, vận hành máy móc đặc biệt của doanh nghiệp sẽ phải đến văn phòng để làm việc. Còn những nhân viên như marketing, sales họ có thể làm việc tại gia.

Ưu điểm:

• Nhân viên sẽ linh động hơn khi làm việc tại gia.
• Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí thuê mặt bằng. Thay vì dùng một văn phòng lớn, công ty có thể sử dụng văn phòng với diện tích nhỏ hơn.

Nhược điểm:

• Không tạo được sự liên kết giữa các nhân viên làm việc tại nhà và làm tại văn phòng.
• Không có sự công bằng giữa nhân viên làm tại văn phòng và tại nhà..
• Doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc phân bổ chi phí hợp lý để phù hợp với lượng nhân viên làm tại văn phòng.

Mô hình 6: Ưu tiên làm việc tại văn phòng (Office – First Work)

Ngược lại với mô hình trên, mô hình này được áp dụng đối với trường hợp hầu hết các nhân viên làm tại văn phòng. Thông thường, nhân viên được phân bổ một lượng thời gian cụ thể để làm việc từ xa, có thể là một ngày hoặc 16 đến 24 tiếng trong một tháng. Điều này giúp nhân viên có thể tự phân bổ thời gian hợp lý và đồng thời làm giảm nhu cầu nghỉ phép để giải quyết các công việc cá nhân của họ.

Ưu điểm:

• Nhân viên có thể cân bằng cuộc sống và làm việc linh hoạt khi được chủ động sắp xếp thời gian làm việc tại nhà sao cho hợp lý.
• Doanh nghiệp giảm được một phần nhỏ chi phí duy trì văn phòng.
• Vẫn đảm bảo sự liên kết, phối hợp giữa các nhân viên, phòng ban khác nhau.

Nhược điểm: 

• Số lượng nhân viên đi làm trực tiếp không đồng đều, gây ra khó khăn trong việc kiểm soát số lượng ngày công.
• Chi phí mặt bằng thuê văn phòng sẽ rất tốn kém để chứa đủ nhân viên nếu tất cả đều đi làm trực tiếp hoặc làm việc từ xa trong cùng một ngày.

Các phần mềm làm việc từ xa 

Để nâng cao hiệu suất làm việc và quản lý nhân viên hiệu quả, doanh nghiệp cần sử dụng các công cụ làm việc từ xa tại nhà. Dưới đây là 5 phần mềm hỗ trợ làm việc từ xa phổ biến mà mọi doanh nghiệp nên dùng:

SimERP

SimERP là phần mềm được khuyên dùng cho mọi doanh nghiệp vì sự tối ưu và dễ sử dụng. Với SimERP, nhà quản lý có thể theo dõi sát sao các hoạt động trong doanh nghiệp từ Sales, Marketing, nhân sự, kế toán và quản lý dự án. Doanh nghiệp sẽ kiểm soát được từng giai đoạn trong dự án một cách sát sao hơn. Hơn nữa, do là nền tảng mã nguồn mở nên bạn hoàn toàn có thể tích hợp với các ứng dụng của bên thứ 3, tùy chỉnh các tính năng sẵn có hay thêm người dùng mới.

Với giao diện dễ thân thiện và dễ sử dụng trực tuyến, người dùng quản lý hiệu quả và nhanh chóng hơn. Riêng về quản lý nhân sự, SimERP có thể hỗ trợ các chức năng sau:

• Quản lý thông tin nhân viên.
• Quản lý chấm công và thời gian làm việc
• Lên kế hoạch và thực hiện, kiểm soát hoạt động tuyển dụng.
• Quản lý ngày nghỉ và bảng lương.

Ngoài ra, với module dự án, doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra các hoạt động của nhân viên và tình trạng dự án, cụ thể:

• Tạo dự án và các nhiệm vụ.
• Quản lý dự án: Chỉnh sửa và cập nhật thông tin, trạng thái dự án, thêm người theo dõi và tham gia dự án.
• Thông báo về thay đổi trong dự án và công việc.
• Chat và tạo group chat với các nhân viên, đồng nghiệp.
• Thiết lập những dự án con trong dự án lớn.

Trello

Trello là một công cụ quản lý công việc trực quan, giúp phân công nhiệm vụ và theo dõi, quản lý dự án một cách khoa học, hiệu quả. Các thành viên tham gia Trello có thể nắm bắt được toàn bộ công việc mình cần làm trên giao diện phần mềm. Bảng Trello gồm các yếu tố sau:

• Bảng: đây là nơi hiển thị, sắp xếp các đầu mục công việc từ tổng quát đến chi tiết trong một dự án.
• Danh sách: là nơi lưu trữ các thẻ thông tin về giai đoạn của dự án hoặc các nhóm công việc.
• Thẻ: lưu trữ các thông tin chi tiết về từng đầu mục công việc mà nhân viên phải thực hiện trong các giai đoạn của dự án.
• Menu: trung tâm điều khiển nhiệm vụ cho bảng trello. Nhà quản trị có thể theo dõi các hoạt động của tất cả thành viên trong thông báo trên menu. Ngoài ra, bạn có thể cài đặt các tính năng kiểm soát, thẻ tìm kiếm, tạo quy trình tự động hóa.

Trello là một phần mềm dễ dàng sử dụng, phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các tính năng cơ bản miễn phí. Ngoài ra, phần mềm này còn có phiên bản dành cho mobile nên người dùng có thể sử dụng ở bất cứ đâu.

Tuy nhiên, nếu bạn muốn thêm một vài tính năng khác như không giới hạn bảng, Checklist nâng cao, tùy chỉnh các trường thì bạn sẽ phải trả mức giá $5 mỗi tháng. Và nếu càng nhiều tính năng hơn thì mức giá hàng tháng có thể lên tới $10 và $17,5.

Slack

Đây là một ứng dụng miễn phí được sử dụng để hỗ trợ nhân viên trao đổi, tương tác và liên lạc với nhau. Tương tự như các phần mềm liên lạc khác, thành viên trong nhóm có thể nhắn tin với nhau qua lại. Các chức năng chính bao gồm:

• Quản lý tổ chức các cuộc trò chuyện theo nhiều kênh, nhóm khác nhau.
• Chức năng gọi thoại, cho phép người dùng tương tác với nhau trong nhóm.
• Thiết lập nhắc nhở cho các công việc quan trọng như hẹn giờ nhắc có buổi họp vào thời gian nhất định.
• Ghim tin nhắn lên nhóm chat
• Biết về chức vụ của người trong nhóm, cơ quan.
• Liên kết với các ứng dụng khác như Github, Google Drive, Dropbox,…

Tuy nhiên, Slack chỉ cho phép lưu trữ 10,000 tin nhắn cho bản miễn phí. Do đó, doanh nghiệp sẽ gặp rủi ro khi mất thông tin quan trọng nếu vượt quá 10,000 tin nhắn. Hiện nay, bên cạnh gói miễn phí, Slack còn ra các gói $6,67 hoặc $12,5 mỗi tháng cho mỗi người dùng, đảm bảo cung cấp nhiều tính năng hơn.

Dropbox

Dropbox là hệ thống lưu trữ và chia sẻ dữ liệu trực tuyến. Bất cứ dữ liệu nào được đưa vào Dropbox sẽ được đồng bộ trong máy chủ của Dropbox và chia sẻ cho bạn và những người được phép truy cập vào. Phần mềm có những tính năng sau:

• Gắn nhãn yêu thích để xem tài liệu offline.
• Tải tập tin lên Dropbox thông qua URL
• Backup dữ liệu trang web
• Tự động phục hồi và sao lưu các tệp tin
• Tích hợp với các hệ thống khác như Microsoft, Slack. Ngoài ra còn đồng bộ với các hệ thống lưu trữ đám mây toàn diện hơn như quản lý các tài sản kỹ thuật số.

Gói Dropbox cơ bản hoàn toàn miễn phí, tuy nhiên chỉ lưu được 2GB dung lượng. Nếu muốn nâng cấp lượng lưu trữ, người dùng phải sử dụng gói trả phí là Dropbox Plus với $9,99/ tháng và Dropbox Professional có giá $19,99/tháng. Mức giá này dành riêng cho cá nhân sử dụng.

Ngoài ra Dropbox còn có phiên bản doanh nghiệp gồm 2 loại là “Standard” và “Advanced” với nhiều tính năng như phục hồi dữ liệu, mã hóa và một vài chức năng khác. Gói Standard có giá $12,5 mỗi tháng, giới hạn dung lượng 2TB. Còn gói Advanced không giới hạn dung lượng nhưng bạn phải trả trước 1 năm với giá 20 USD mỗi tháng, hoặc 25 USD cho từng tháng nếu trả riêng lẻ.

Hub Staff

Khi nói đến các phần mềm hỗ trợ làm việc từ xa, Hub Staff chắc chắn sẽ là một trong những “gương mặt” được nhiều người nghĩ đến. Các nhà quản lý doanh nghiệp có thể sử dụng ứng dụng này để theo dõi các dự án, đầu mục công việc trong bất cứ thời điểm nào. Những tính năng nổi bật có thể kể đến như:

• Bảng chấm công trực tuyến.
• Tạo lịch làm việc, các cuộc họp và gặp gỡ.
• Giám sát nhân viên và theo dõi qua GPS.
• Quản lý thời gian làm việc.
• Tự động tính lương.
• Đo lường và đánh giá năng lực nhân viên
• Tạo hóa đơn và xây dựng, quản lý ngân sách.

Hiện nay phần mềm có 14 ngày dùng thử miễn phí. Với phiên bản miễn phí, bạn sẽ được trải nghiệm một vài tính năng nhưng bị hạn chế báo cáo, hạn chế thanh toán. Những phiên bản trả phí gồm có Starter với mức giá $7/tháng và Pro với mức $10/tháng. Mức giá này tính trên một người dùng.

Tổng kết

Làm việc từ xa không chỉ là giải pháp tạm thời cho mọi doanh nghiệp trong đại dịch COVID-19 mà hứa hẹn sẽ trở thành một phong cách làm việc lâu dài đối với nhiều công ty. Mong rằng với bài viết trên, SimERP đã cung cấp cho bạn các thông tin bổ ích về mô hình làm việc từ xa, cũng như các phần mềm hiệu quả cho làm việc từ xa mà các nhà quản lý nên sử dụng.

Share this post?